Abends wartet noch das Büro
Post, Ablage und Rückfragen bleiben für den Feierabend.
Passend: Büroorganisation, Assistenz →
Büroservice, Organisation und KI-Unterstützung für kleine Unternehmen
Weniger Büro. Mehr Zeit für Ihr Geschäft.
Wir übernehmen vereinbarte Büroaufgaben, bringen Ihre Kundenanfragen in einen klaren Ablauf und helfen Ihnen, digitale Werkzeuge sinnvoll einzusetzen. Persönlich begleitet und mit transparentem Budget.
Digital überregional · vor Ort nach Vereinbarung im Ruhrgebiet und am Niederrhein
Ein Angebot – vom Eingang bis zur FreigabeBeispiel
- Anfrage erfasst
Badsanierung, Kontaktformular, Mo 8:40erledigt - Fotos und Maße angefordert
Checkliste „Bad“ versendeterledigt - Entwurf aus Ihrer Preisliste
Version 1, im Angebotsprogrammerledigt - Ihre Freigabe
Preis und Leistung prüfen Siewartet auf Sie - Versand und Nachfassen
im vereinbarten Rahmennächster Schritt
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Wo es im Büro typischerweise hakt
Wählen Sie eine Situation – wir zeigen Ihnen passende Leistungen.
Anfragen bleiben liegen
Kunden warten auf Rückmeldung oder Angebot – und springen ab.
Passend: Anfragen & Termine, Angebote & Aufträge →
Unterlagen fehlen
Die Kanzlei fragt jeden Monat nach denselben Belegen.
Passend: Belegorganisation, Rechnungsorganisation →
Bei Krankheit weiß niemand weiter
Das Wissen steckt in einem Kopf, Zugänge sind unklar.
Passend: Wissen & Vertretung →
Leistungen
Sechs Bereiche, in denen wir Sie entlasten
Insgesamt 20 Leistungsbereiche mit konkreten Aufgaben. Jede Aufgabe hat ein klares Ergebnis – und klare Grenzen.
Büro & Assistenz
Ordnung, Termine, Vertretung und vorbereitete Unterlagen.
- Posteingang nach Ihren Kriterien ordnen
- Termine abstimmen und Protokolle führen
- Vertretung mit Anleitungen vorbereiten
Kunden & Aufträge
Vom Anfrageeingang über das Angebot bis zur Kundenpflege.
- Anfragen erfassen und Termine vorschlagen
- Angebotsentwürfe aus Ihrer Preisliste
- CRM-Daten bereinigen
Belege & Rechnungsorganisation
Nachweise, Rechnungsentwürfe und geordnete Kanzleiübergabe.
- Arbeitsberichte dem Auftrag zuordnen
- Monatsunterlagen für die Kanzlei
- E-Rechnungsempfang organisieren
Personal & Team
Bewerbungen, Einstieg, Einsätze und Übergaben organisieren.
- Bewerbungseingang mit Rückmeldung
- Checkliste für den ersten Arbeitstag
- Einsatzoptionen vorbereiten
Prozesse & Kennzahlen
Einkauf, Monatsüberblick und Gründungsorganisation.
- Vergleichsangebote einholen
- Monatsüberblick mit sichtbaren Annahmen
- Gründungsaufgaben strukturieren
KI & Digitalisierung
KI sinnvoll im Team einsetzen und einzelne Abläufe automatisieren.
- KI-Einweisung an echten Büroaufgaben
- Prüflisten gegen KI-Fehler
- Einen Ablauf automatisieren
Arbeitsweisen
Einmalig, regelmäßig oder gezielt verbessern
Einmalig Ordnung schaffen
Ein abgegrenzter Rückstand oder ein klares Ergebnis zum Festpreis – etwa Büro-Start oder Fachgespräch vorbereiten.
Regelmäßig entlasten
Ein festes Monatsbudget für wiederkehrende Aufgaben wie Monatsunterlagen oder Anfragen und Termine.
Einen Ablauf verbessern
Wir richten einen Ablauf neu ein, schulen Ihr Team oder automatisieren einen eingegrenzten Schritt.
Branchen
Wie das in Ihrem Betrieb aussehen kann
Drei typische Abläufe – vom Eingang bis zum Ergebnis.
Handwerk und Montage
Typischer Eingang: Anfragen per Telefon, E-Mail und Kontaktformular, Fotos und Maße vom Kunden
- Anfrage
- Fehlende Fotos/Maße
- Preis-/Leistungsgrundlage
- Angebotsentwurf
Ergebnis: Der Meister prüft nur noch – Angebote gehen deutlich schneller raus.
Ablauf für Handwerk ansehen →Reinigung, Garten und Hausservice
Typischer Eingang: Objekt- und Auftragsliste, Verfügbarkeiten der Mitarbeitenden
- Objekt-/Auftragsliste
- Verfügbarkeiten
- TerminänderungenIhre Freigabe
- Nachweise
Ergebnis: Ein fester Monatslauf statt Zettelwirtschaft.
Ablauf für Reinigung & Garten ansehen →Vereine und gemeinnützige Einrichtungen
Typischer Eingang: Mitgliederliste, Sitzungstermine und Themen
- Sitzung planenIhre Freigabe
- Protokoll
- Belege
- Veranstaltung
Ergebnis: Ordentliche Unterlagen und weniger Abendarbeit im Vorstand.
Ablauf für Vereine ansehen →Einstieg
Drei Wege, klein anzufangen
Klar begrenzter Umfang, klares Ergebnis. Preise stammen aus unserer zentralen Preisliste.
Büro-Check
90 Minuten gemeinsamer Durchgang plus bis 30 Minuten Auswertung.
Individuelles AngebotUmfang: 2 Std. einmalig
Ergebnis: Drei priorisierte Engpässe und eine Aufgaben- und Kostenempfehlung.
Umfang: 2 Std.. Kein Umsetzungsprojekt.
Details →Büro-Start
4 Stunden Bestandsaufnahme und erste Büroaufgaben.
Individuelles AngebotUmfang: 4 Std. einmalig
Ergebnis: Ein abgegrenzter, erledigter Arbeitsblock und eine Liste nächster Schritte.
Umfang: 4 Std.. Kein unbegrenztes Aufräumen.
Details →Büro digital organisieren
6 Arbeitsstunden für Aufnahme, begrenzte Einrichtung und Einweisung in einen Ablauf.
Individuelles AngebotUmfang: 6 Std. einmalig
Ergebnis: Ein digital eingerichteter Ablauf mit Einweisung.
Umfang: 6 Std.. Keine umfassende IT-Landschaft.
Details →Transparenz
Sie sehen jederzeit, was passiert
So sieht eine Woche in der Kundenübersicht aus. Beispiel mit erfundenen Daten
Erledigt 3
Belege Oktober sortiert, Fehlbelegliste aktualisiert
12 Anfragen erfasst, 9 Termine vorgeschlagen
Angebot Nr. 2026-118 nach Freigabe versendet
Wartet auf Ihre Angaben 2
Freigabe: Angebotsentwurf Badsanierung (Version 2)
Fehlend: Tankbeleg 14.10., Baumarkt 22.10.
Nächster Schritt 2
Übergabepaket an die Kanzlei am 5.11.
Budget: 2,5 von 6 Std. verbraucht
Zusammenarbeit
In vier Schritten zur Entlastung
Anliegen klären
Kurzes Gespräch: Was soll erledigt werden, was ist das Ziel?
Aufgaben und Budget vereinbaren
Schriftlich: Umfang, Ergebnis, Freigabewege und Preis.
Ihre FreigabeGeordnet bearbeiten
Wir arbeiten ab und halten Sie über den Stand auf dem Laufenden.
Übergeben
Ergebnisse und offene Punkte übergeben wir nachvollziehbar.
Persönlich und vertraulich
Eine feste Ansprechperson – und klare Regeln für Ihre Daten
Sie haben einen persönlichen Hauptkontakt, der Ihren Betrieb kennt. Wir arbeiten nur mit den Zugängen und Unterlagen, die für die Aufgabe nötig sind, vereinbaren das schriftlich und dokumentieren Freigaben nachvollziehbar.
- Zugriff nur im vereinbarten Umfang
- Dokumente im privaten, geschützten Kundenbereich
- Keine vertraulichen Daten ungeprüft in KI-Werkzeugen
Wenn es fachlich wird
Wir schaffen Ordnung, bereiten Unterlagen vor und entlasten Sie bei der Umsetzung. Individuelle Rechts- oder Steuerfragen übernimmt eine entsprechend befugte Fachperson Ihrer Wahl – wir koordinieren die Übergabe.
Fachgespräche vorbereiten →Fragen
Häufige Fragen
Für wen ist Helping Business gedacht?
Für Selbstständige, kleine Unternehmen, Handwerks- und Dienstleistungsbetriebe sowie kleine Einrichtungen, die Büroarbeit abgeben oder Abläufe verbessern möchten.
Arbeiten Sie nur vor Ort?
Nein. Die meisten Aufgaben erledigen wir digital. Vor-Ort-Unterstützung bieten wir nach Vereinbarung im Ruhrgebiet und am Niederrhein an.
Was kostet die Unterstützung?
Es gibt Festpreisprodukte für klar abgegrenzte Ergebnisse und monatliche Budgets für laufende Arbeit. Veröffentlichte Preise stehen auf der Preisseite; alles andere erhalten Sie als individuelles Angebot.
Was passiert, wenn das Budget nicht reicht?
Wir sagen es Ihnen rechtzeitig, bevor es aufgebraucht ist. Sie entscheiden, ob wir fortsetzen, priorisieren oder pausieren.
Machen Sie Steuerberatung oder Buchhaltung?
Nein. Wir bereiten Unterlagen vor und organisieren die Übergabe. Buchung, Kontierung und steuerliche Beurteilung übernimmt Ihre Kanzlei.
Helfen Sie bei rechtlichen Problemen?
Wir ordnen Unterlagen und bereiten Gespräche vor. Rechtliche Beratung übernimmt eine befugte Fachperson Ihrer Wahl in einem eigenen Mandat.
Nutzen Sie KI?
Wo es sinnvoll ist, etwa für Entwürfe. Jede Ausgabe wird von Menschen geprüft und geht nur nach Freigabe raus. Vertrauliche Daten geben wir nicht ungeprüft in KI-Werkzeuge.
Sind Sie rund um die Uhr erreichbar?
Nein. Wir arbeiten in vereinbarten Bearbeitungsfenstern. Eine Dauererreichbarkeit versprechen wir nicht.
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